Coordinar una oficina virtual y un equipo remoto sin duda tiene sus ventajas, sobre todo si usted sabe cómo organizar su actividad correctamente. En primer lugar, cuando todos en el personal está trabajando de forma remota, significa que todos se comunican en pie de igualdad. Además, la comunicación se vuelve más eficiente porque se almacena – y por lo tanto se puede buscar – y siempre sabrá lo que el equipo está haciendo.
A pesar de las ventajas de trabajar en una oficina virtual, también tendrá que dar cuenta de varios contratiempos todo derivado del hecho de que su equipo no está en el mismo lugar. Los siguientes son algunos consejos para ayudarle a compensar los elementos que faltan y mejorar la productividad de su personal.

Realizar reuniones periódicas

Tener reuniones regulares ayuda a su empresa a estructurar el día de trabajo de manera más eficiente, así que no los omita. Debido a que ver las caras de sus empleados y / o colegas facilita la comunicación, asegúrese de que utiliza audio y vídeo para estas reuniones. Tenga en cuenta que la celebración de una videoconferencia viene con una ventaja única para un administrador: se puede ver quién está hablando y cómo los demás están reaccionando a él o ella.

Utilice mensajería instantánea en lugar de correos electrónicos para comunicarse

Mientras que usted podría argumentar que tener una ventana de IM abierta es una gran distracción, en este caso el chat instantáneo puede actuar como un sustituto de estar en la misma habitación con sus compañeros de trabajo. De hecho, cuando se utiliza correctamente, el chat de mensajería instantánea realmente puentea la brecha entre el envío de un correo electrónico y llamar / ir al escritorio de su colega. Hablando de correos electrónicos, que son mucho tiempo y no debe utilizarse como un medio de comunicación con el equipo. Cree una dirección de correo electrónico, pero sólo la utilice para comunicarse con personas fuera de la oficina.

Compartir documentos, enlaces e ideas

La utilización de al menos una de las numerosas herramientas de intercambio de documentos diferentes es otra manera infalible de aumentar la productividad en su oficina virtual. Recuerde crear una estructura de carpetas, enseñar a la gente cómo usarla y asignar permisos para que todo funcione sin problemas. En el caso de que su línea de trabajo implica compartir constantemente enlaces e ideas, asegúrese de dar a su equipo su propio espacio especial. En una nota lateral, el uso del correo electrónico para este propósito suele ser contraproducente, ya que se ve obligado a perder mucho tiempo navegando a través de correos electrónicos antiguos.

Crear un espacio de trabajo dedicado y establecer límites

Mientras que para algunos de trabajo desde casa puede parecer la oportunidad perfecta para posponer, este tipo de pensamiento tendrá una influencia negativa en su productividad. Crear una rutina y adherirse a ella se vuelve aún más importante que si estuviera trabajando en una oficina estándar. Dado que hay una alta probabilidad de que sus familiares no vean su trabajo como un trabajo real, asegúrese de explicarles que durante sus horas de oficina, usted no está disponible.